5步打造完美媒体邀请函：从格式到内容，助您轻松搞定
1、定制邀请函:
制作邀请函时,要确定适合于媒体邀请函的格式,同时还要做到逻辑清晰、易于查阅、易于查阅、具有可量化效果。具体来说,定制邀请函有以下几大要求:
媒体邀约名单,按照字数制定,自行定名。一般为半个月前就已经确定,最长不会超过1个小时。具体的邀请函内容和标题可以参考活动中公布的名单和是否已经上线,比如哪个发布会召开,时间、地点等。另外,最好不要指定媒体,要写清楚具体名单,而且要确保活动中各媒体记者都在场,媒体采访和报道的时间要控制在1个小时左右。
安排专人负责邀请函:媒体邀约时要把具体到人的行程列清楚,一人负责一份。然后将详细的行程信息、名单、联系方式通知媒体记者。
活动现场报道:活动结束后,媒体记者会继续跟踪报道,必要的时候也要解答媒体的疑问。
四、具体落实
邀请函的内容包括:
1、活动时间:活动时间、地点、主题内容、主办方、承办方、协办方、赞助方、支持方、曝光方,用于资源置换。
2、媒体属性:出席活动的媒体,搜索相应的媒体名字,可以联系到对应的媒体。
3、相应的联系方式:如果有第三方的资料提供,则也可以获取第三方的联系方式。
4、在媒体邀约过程中,可能会遇到的问题:
1)媒体沟通不到位或遗漏,媒体联络人和邀约函、媒体微信、微博、QQ等联系方式无法及时沟通,需要多次确认。
2)新闻稿或是宣传资料不合适,需要媒体联系对接人配合落实,比如媒体直播,加微信,给他发信息,安排采访。
3)电话被打,如有疑问,也要问清楚,保证准确,没有问题也要沟通。
4)媒体账号被封,问题涉及邀约人,新闻记者,采访人,活动现场嘉宾等。
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